Schapenboerderij Texel is een echt familiebedrijf en wordt gerund door vader Hans Witte, dochter Mariska en zoon Lennart. Opa Tinus Witte startte het bedrijf op boerderij Rozenhout op de Hogeberg, tussen Den Burg en Oudeschild. Aanvankelijk was het een gemengd bedrijf met bloemenbollenteelt, koeien- en schapenhouderij. Sinds 1994 richt het bedrijf zich nog uitsluitend op de schapenhouderij. Eerst op boerderij Rozenhout. Toen die locatie te klein werd, volgde in 2015 de verhuizing naar een boerderij op Noord Haffel. Die was van oudsher al in gebruik als schapenboerderij. Van originele schapenhouderij is het bedrijf uitgegroeid tot een populaire bezoekboerderij waar lammetjes geknuffeld kunnen worden en waar je spelenderwijs van alles ontdekt over het boerenleven en de schapenhouderij.

De bezoekfunctie is sinds 1994 explosief gegroeid; in het begin was de stal enkele uren per week tegen een kleine vergoeding te bezoeken. Op die manier kon de grote belangstelling worden gemanaged en kon daarnaast ook het werk doorgaan. Toen de toeloop zo groot werd dat de korte openstelling niet meer voldeed, besloot de familie het concept aan te passen. Schapenboerderij Texel was niet langer alleen schapenbedrijf, maar ook een volwaardige bezoekboerderij.

Naast de drie eigenaren werken er vijf vaste medewerkers op de boerderij en lopen er ’s zomers en in vakanties diverse tijdelijke krachten rond. Het bedrijf is bijna jaarrond geopend, zeven dagen per week.

Inmiddels komen er zo’n 50.000 bezoekers per jaar. Overwegend gezinnen met kinderen. In de stal kunnen lammetjes worden geknuffeld en geaaid en daarnaast zijn er veel andere binnen- en buitenactiviteiten, is er een boerderijwinkel en een koffieboet.

In maart 2020 werd Nederland overvallen door COVID-19 en werd een gedeeltelijke lockdown ingesteld. Veel bedrijven moesten de deuren sluiten. Onder ondernemers heerste grote onzekerheid. Zij zagen inkomsten wegvallen en wisten niet hoelang de beperkende regels van kracht zouden zijn.

Ook Schapenboerderij Texel moet dicht. Per 1 juni 2020 mogen onder strenge voorwaarden publiek toegankelijke bedrijven weer open. Lennart Witte: ‘We moesten van de gemeente met een plan komen hoe we aan de geldende richtlijnen zouden kunnen voldoen en hoe we ervoor zouden kunnen zorgen dat er niet meer dan 30 mensen tegelijk op ons bedrijf zouden zijn. Dat was enorm schakelen: voor corona waren we gewoon open tussen 10.00 en 16.00 uur en konden bezoekers komen wanneer ze wilden. Nu moesten we gaan werken met reserveringen.’

Lennart zoekt contact met de Webjongens, die ook zijn website en hosting beheren. ‘Die pakten dat meteen goed op. Wij moesten verplicht gaan werken met een reserveringssysteem, maar er was geen pasklare oplossing direct beschikbaar. Carst en Florian zagen de noodzaak voor ons om zo snel mogelijk open te gaan en gingen er direct mee aan de slag.’

Gezamenlijk bekijken Lennart en de Webjongens waaraan het reserveringssysteem moet voldoen. ‘In de eerste plaats moesten klanten snel en makkelijk kunnen reserveren. We wilden met tijdsblokken gaan werken van twee uur en een gemaximaliseerd aantal bezoekers in dat tijdsblok. Aan de achterkant moest het voor ons ook goed werkbaar zijn. Ik ben niet zo’n computernerd en zat niet te wachten op een heel ingewikkeld systeem.’

Op basis van alle input van Lennart en de gewenste snelheid om zo spoedig mogelijk open te kunnen, besluiten de Webjongens een bestaande reserveringstoepassing als basis te gebruiken voor het maatwerk-reserveringssysteem van Schapenboerderij Texel.

Lennart: ‘In het systeem moest het mogelijk zijn dag en tijdsblok te kiezen en aan te geven of het om volwassenen of kinderen ging. De namen en e-mailadressen moesten ingevoerd kunnen worden, zodat de klant een reserveringsmail kon ontvangen met een unieke QR-code. Tegelijkertijd kregen wij ook een melding van die reservering. Op een dashboard kunnen we precies zien, wie wanneer heeft geboekt en kunnen we op basis van de QR-code en de naam checken of alles klopt. Dat hadden de Webjongens snel voor elkaar. Binnen een paar dagen draaide ons systeem.’

Aanvankelijk kiest de Schapenboerderij voor reservering vooraf en betaling bij aankomst. ‘Al snel zijn we daarvan afgestapt; nogal wat mensen reserveerden, maar als het weer ze niet aanstond, kwamen ze zonder afbericht niet opdagen. Als je al zo weinig bezoekers mag ontvangen, kost dat veel omzet. En dus besloten we er een betaalsysteem aan te koppelen, zodat er vooraf ook betaald kon worden via iDEAL.’ Hoewel dat met Nederlandse bezoekers goed loopt, werkt het met Duitse gasten minder soepel. ‘Duitse betaalsystemen werken net weer even anders. Toen hebben de Webjongens het online betaalsysteem SOFORT aan het reserveringssysteem gehangen. Ook dat werkt uitstekend.’

‘Het werken met reserveringen bevalt ons zo goed, dat we hebben besloten om ook na corona met dit systeem te blijven werken. Het geeft veel meer rust op ons bedrijf. Zowel voor ons als voor de bezoekers. Die hoeven niet meer in een lange rij te wachten om naar binnen te kunnen, maar kiezen zelf wanneer ze willen komen. En afhankelijk van wat wij willen, kan het reserveringssysteem worden aangepast. Bijvoorbeeld andere tijdblokken, prijzen enzovoort. En mocht er weer eens een lockdown komen, dan kunnen we snel alles aanpassen naar de regels van dat moment.’

Ook over de kosten is Lennart te spreken. ‘Natuurlijk kost het wat meer dan dat je zonder zo’n systeem werkt, maar dat is het ruimschoots waard. En het is prettig om de entreegelden alvast vooraf op je rekening te hebben!’

Het grootste compliment voor het werk van de Webjongens komt volgens Lennart van zijn klanten: ‘Ik ben nog nooit gebeld door klanten met de mededeling dat ze er niet uitkomen met reserveren.’